Rédiger un cahier des charges pour ton site internet

Les bases de ton business sont posées, il est temps de lancer ton site web. Mais avant, je te conseille fortement de rédiger un cahier des charges aussi pertinent que possible avant de te lancer dans la création de ton site Internet.
Ton site (ou sa refonte) est un investissement, il doit être réfléchie et préparée en amont. Il va donc falloir encore travailler un peu !

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document permettant de structurer ton projet de façon détaillé. Il permet de définir tes objectifs et tes besoins, en fournissant des instructions claires et précises pour le processus de création. Tout ce qui y est noté doit être respecté lors de la réalisation de ton site internet. En gros, c’est un brief détaillé de ta demande.

Pourquoi un cahier des charges est-il indispensable ?

Le cahier des charges va te permettre de :

• Te poser les bonnes questions sur ton projet (voire ton business entier, si tu n’as déjà pas posé les bases de ta stratégie), et d’être plus au clair sur tes objectifs .
• Vraiment t’impliquer dans la conception de ton site.
• Cadrer ton projet de ton côté.
• Mettre en concurrence plusieurs prestataires avec un même cahier des charges. Tu pourras comparer plus facilement les devis et sélectionner le prestataire le plus adapté.
• Montrer que ton projet est réfléchi et qu’il est sérieux (au moins le prestataire sait à quel genre de client il a affaire et ne perd pas son temps…).
• Trancher en cas de conflit avec ton prestataire car il possède également une valeur juridique.

Il va permettre au prestataire de :

• Mieux cerner tes besoins et tes objectifs.
• Cadrer son travail sur ton projet.
• Être plus rapide et plus précis dans l’élaboration du devis (au risque de voir une facture finale plus élevé suite à l’ajout de fonctionnalités ou de pages supplémentaires au cours du projet, qui ont été omis au départ).

Comment rédiger un cahier des charges pour la création d’un site internet ?

Le cahier des charges doit être clair et aussi précis que possible. En général, sa structure suit un fil logique, mais son contenu va surtout dépendre du type de projet et de sa complexité.

On y retrouve les grands points suivants :

1. Présentation de l’entreprise
2. Présentation du projet
3. Description graphique
4. Spécificités fonctionnelles et techniques
5. Prestations attendues
6. Planning et budget de ton site Internet

Allez suis-moi, on va voir tout cela plus en détails !

1. Présentation de l’entreprise

Objectif : Comprendre le contexte du projet, connaître ton entreprise, tes valeurs, appréhender le marché et trouver les bonnes réponses.

Cela doit te sembler superflue dans la création d’un site Internet, mais ton cahier des charges doit pourtant comporter la présentation de :

• ton entreprise, ton domaine d’activité, tes produits et/ou services
• ton histoire, tes valeurs
• le nombre d’employés
• ton positionnement géographique
• tes principaux concurrents (afin de voir leurs offres, comment ils communiquent, ce qui les démarquent, etc…).

2. Présentation du projet

Objectif : expliquer au prestataire ce que tu attends de ton site.

1. La nature du site

Quel est le type de site Internet que tu souhaites créer ?

• Un site vitrine pour présenter l’activité de ton entreprise
• Un site e-commerce pour vendre tes produits et/ou tes services
• Une landing page pour générer des prospects ou promouvoir une offre…

S’il s’agit d’une refonte d’un site internet existant, il faudra noter le lien du site et préciser les raisons de la refonte (pourquoi le site ne te convient plus), les technologies utilisées, les pages existantes à garder, etc…

2. Les objectifs de ton site web

Le prestataire doit comprendre pourquoi tu souhaites créer ce site et à quoi il va servir.

Par exemple :

• Augmenter la notoriété de ton entreprise.
• Vendre tes produits et/ou services en ligne.
• Accroître ton chiffre d’affaires de x% en fin d’année.
• Augmenter le nombre de prises de contact, de rendez-vous.
• Générer des leads, c’est-à-dire apporter des prospects et des clients potentiels en proposant des contenus gratuits (newsletter, guides, workbook, etc…)

De ces objectifs va dépendre les fonctionnalités de ton site web.

3. Déterminer les cibles du site

Il faut définir à qui va s’adresser le site afin qu’il réponde à ses besoins avec des fonctionnalité précises. Pour cela, il va falloir travailler sur ton client idéal (ou “persona“, si ce n’est pas déjà fait) en étant encore une fois le plus précis possible.

De même, il va falloir déterminer les actions qu’il va effectuer sur ton site :

• Se renseigner
• Acheter un produit et/ou un service
• Prendre rendez-vous
• S’inscrire à un programme…

3. Description graphique

Objectif : aider le prestataire à comprendre ce que tu souhaites d’un point de vue esthétique.

Dans cette partie, tu devras :

• spécifier si la charte graphique existe, ou le cas échéant, les couleurs dominantes et la typographie que tu souhaites utiliser.
• définir ton style graphique et esthétique. Tu peux indiquer des exemples de sites dont tu souhaites t’inspirer et qui soient pertinent pour ton site. Tu peux aussi t’aider d’une planche d’inspiration (“moodboard”) pour créer l’ambiance de ton site web.
• préciser les exigences particulières concernant le design de ton site, si tu en as (flat design, effet paralax, etc…).

N’hésite pas à joindre ta charte graphique au cahier des charges.

4. Spécificités fonctionnelles et techniques

Objectif : permettre au prestataire de visualiser le futur site et de chiffrer au plus juste le projet.

1. Arborescence du site

Cette étape du cahier des charges consiste à présenter la structure de ton site Internet sous la forme d’un schéma, si possible, avec les menus et les sous-menus.

Cela te permettra de réfléchir à l’organisation des pages de ton site web et de son contenu.

2. Maquettes fonctionnelles

Cette étape n’est pas obligatoire bien sûr, tu n’es pas webdesigner ! Mais tu peux réfléchir à la conception graphique et ergonomique de ton site et créer les maquettes simples (même à main levée). Ces maquettes serviront de base à ton prestataire.

3. Description fonctionnelle

À partir de tes objectifs et des besoins de ta cible, tu pourras décrire toutes les fonctionnalités qui seront utiles à ton site web en détaillant son fonctionnement.

Par exemple :

• Moteur de recherche interne classique ou sur mesure
• Module de newsletter
• Espace client
• Formulaire de devis
• Fonction multilingue
• Intégration vers un logiciel interne
• Etc…

Point important, ces fonctionnalités en un coût ! Réfléchis vraiment à leur utilité pour ton site et n’oublie pas de toutes les inclure dans ton cahier des charges ! Ces ajouts peuvent influer sur le prix de ton site internet et la facture peut vite grimper!

4. Les contraintes techniques

Il se peut que tu ais des besoins particuliers en ce qui concerne le cadre technique de ton site.

• Souhaites-tu ajouter du contenu ou de nouvelles pages au site de façon autonome ?
• Le site doit-il être conçu à partir d’un CMS (“Content Management System” ou “Système de Gestion de Contenu”) tel que WordPress ? Un framework spécifique ? Un développement personnalisé ?
• Faut-il prévoir d’intégrer un système tiers à ton site (outils d’analyse du trafic tel que Google Analytics, logiciel de gestion en relation client, facturation, etc…) ?
• Le site doit-il être optimisé pour les tablettes et les mobiles ?
• As-tu des exigences en terme de référencement ?

J’inclus systématiquement dans mes prestations le référencement naturel et l’optimisation sur mobile et tablette quelque soit ton projet.

5. Informations relatives au contenu

Tu devras énoncer les différents types de contenus qui seront intégrés au site (logos, éléments graphiques, textes, images, vidéos, téléchargeable, etc…) et préciser s’ils sont déjà disponibles ou non (indiquer la date de disponibilité à ce moment là).

Si tu optes pour un site web entièrement administrable, tu indiqueras si tu veux saisir toi-mêmes les contenus dans le nouveau site ou si tu veux recevoir un site web “clé en main” (le prestataire se charge aussi d’intégrer les contenus au site).

Si le site est multilingue, il faudra préciser les langues et préparer les contenus dans les langues prévues.

6. Hébergement et nom de domaine

Souhaites-tu être accompagnée dans l’achat de ton nom de domaine et de ton hébergement, si tu n’en as pas ? Sinon, tu devras noter ton nom de domaine.

7. Documentation et formation

Tu préciseras si tu souhaites recevoir une documentation ou une formation sur l’utilisation de ton site.

8. Maintenance du site

La maintenance d’un site Internet n’est pas à négliger car elle permet d’éviter d’éventuels erreurs du site et des problèmes de sécurité et de performance.

Tu peux spécifier les prestations de maintenance que tu souhaites attribuer au prestataire :

• Sauvegarde de la base de données et du site
• Mise à jour du CMS
• Mise à jour des extensions si il y en a
• Vérification du bon fonctionnement du site

5. Prestations attendues

Objectif : cadrer les tâches du prestataire.

Il faudra préciser toutes les prestations dont le prestataire sera en charge et qui figureront sur le devis :

• Maquettes graphiques
• Intégration du design
• Développement
• Audit du site existant
• Accompagnement dans la stratégie de communication
• Prestation SEO
• Rédaction du contenu
• Mises à jour du site web
• Formation sur la gestion du site
• Etc…

6. Planning et budget de ton site Internet

Objectif : élaborer le planning du prestataire et donner la meilleure proposition de site pour le budget prévu.

Tu indiqueras ici la date souhaitée pour la mise en ligne du site.

Tu préciseras aussi comment tu souhaiterais organiser le suivi du projet (échanges par mail, par téléphone, présence physique, …) et tes disponibilités pour les retours sur l’avancement du site.

Maintenant parlons budget !

Tu pourras être frileuse à l’idée de le communiquer, mais le budget est aussi important dans un cahier des charges. Il permettra au prestataire de te proposer la meilleure solution ou plusieurs options en fonction de ton budget.

Je pense que tu l’as compris, un cahier des charges bien rédigé contribue à la réussite de ton site Internet. Même si c’est une étape assez longue et contraignante, elle s’avère utile à la fois pour toi et pour ton prestataire. Tu peux éventuellement te faire accompagner pour sa rédaction, si tu n’y parviens pas toute seule.

Voilà, tu peux à présent passer à l’action !